Usando a funcionalidade Calendar Settings no Exchange 2010

Com este tutorial mostramos uma nova funcionalidade que permite um melhor controle no agendamento de reuniões entre mailboxes.

por Anderson Patricio

Autor: Anderson Patricio / Rodrigo Rodrigues

Overview

O Exchange 2010 permite ao administrador gerenciar algumas funcionalidades de calendário de uma mailbox usando Exchange Management Console. Neste tutorial vamos mostrar esta nova funcionalidade e mostrar alguns exemplos de utilização da mesma.

Solução

Nas propriedades de qualquer mailbox no Exchange 2010, nós temos uma nova guia chamada Calendar Settings e por padrão a opção Enable the Calendar Attendant, Remove old meeting requests and responses e Mark new meeting requests as Tentative estão marcadas por padrão, como mostrado na figura abaixo.

Vamos utilizar o seguinte cenário, usuário Anderson.Patricio enviará pedidos de reuniões para três usuários: EX01, EX02 e EX03. No exemplo abaixo o usuário Anderson.Patricio enviou um pedido de reunião para o usuário EX01, e o mesmo está com as configurações padrão selecionadas. O usuário EX01, vai receber o pedido na Inbox como acontece hoje em dia no Exchange Server 2007 e o mesmo pode trabalhar com aquele pedido de reunião (Aceitando, negando, marcando como Tentativa, propondo um novo horário e etc..).

Se o mesmo horário EX01 abrir o Calendário, ele irá ver que a reunião aparece como tentativa sem ele escolher nenhuma ação ao pedido.

Testando a funcionalidade..

Agora vamos testar a funcionalidade, para isto o usuário Anderson.Patricio vai mandar um pedido de reunião para os usuários EX02 e EX01, como mostrado na figura abaixo. E vamos desabilitar a opção de Calendar Settings do usuário EX01 e deixar o usuário EX02 com as opções padrão.

O resultado é que a disponibilidade dos usuários utilizando o Calendar Settings é aperfeiçoada, porque qualquer outro usuário que esteja marcando uma reunião com EX01 ou EX02 pode ver claramente que o usuário EX02 já tem um convite para este horário, ou seja, ele pode estar ocupado, já o usuário EX01 tem o mesmo convite mas não aparece nada no calendário (porque nos desabilitamos a funcionalidade de marcar como tentative).

Conclusão

Com este tutorial mostramos uma nova funcionalidade que permite um melhor controle no agendamento de reuniões entre mailboxes.