Gerenciando seu projeto usando uma ferramenta livre - Parte 1

Esta é a primeira parte deste artigo que trata do uso de software livre para gerenciamento de projetos.

por Ricardo Veríssimo

Gerenciar o projeto não é nada simples, lidar com prazos, custos, equipes e com perspectivas positivas e negativas de todos os stakeholders (interessados) no projeto, seja ele o cliente, a equipe, o gerente do projeto ou o fornecedor da solução. São etapas que atrasam, são profissionais que não estão preparados ou estão na função errada, são custos que sofrem alterações e muitos outros fatores que atrapalham no sucesso ou fracasso do projeto. Vou mostrar neste artigo como controlar algumas etapas de um projeto de aplicação usando uma ferramenta livre.

Vamos baixar e instalar a ferramenta Grantt Project para Windows, mas quem preferir também pode usar a versão para Linux. O Grantt além de ser de fácil utilização, é freeware e possui funcionalidades que em nada deixam a desejar perante aos grandes como o tão famoso e conhecido Microsoft Office Project da gigante Microsoft. O Grantt também importa projetos do Project. Para baixar o software e conhecer outras informações, você pode acessar o site http://ganttproject.biz/





Instalação do Project

Execute o arquivo ganttproject-2.0.6.exe e siga as etapas abaixo:





Obs: Caso tenha o Project instalado em seu computador e queira fazer com que o Grantt abra automaticamente os arquivos do Project, marca a opção que está desmarcada na caixa de dialogo acima.





Preparando o ambiente de trabalho
Pronto o Grantt está instalado agora vamos executar o programa e configurar para criar nosso primeiro projeto.



Tecla de atalho CTRL+N
Cadastrando a equipe do projeto

Nesta tela do Grantt Project podemos cadastrar as pessoas que irão atuar no projeto e suas funções. Existem algumas funções pré-definidas pelo sistema, mas na tela anteriormente apresentada de configuração é possível incluir novas funções (para ver a tela e cadastrar novas funções use CTRL+G).

Esta etapa na definição de um projeto é muito importante é chamada no PMBOK de Project Human Resource Management (Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto), incluem os processos necessários para definir, organizar, desenvolver, atribuir funções e responsabilidades para equipe do projeto.

Definir funções e colocar toda a equipe da equipe, independente se a função da mesma é de execução ou planejamento, ajuda muito no comprometimento da equipe e no entendimento de sua importância em cada etapa do projeto.

Este artigo não tem a pretensão de mostrar todas as etapas de um projeto, pois, não caberiam em tão pequeno artigo, mas sim mostrar como usar a ferramenta Grantt Project e dar algumas dicas de gerenciamento de projetos. Seguindo este objetivo, deixo abaixo as quatro etapas principais da etapa de Gerenciamento de Recursos Humanos:





Com toda equipe criada no Grantt, quando criarmos as etapas do projeto, definiremos que profissional executará cada tarefa, quanto tempo de previsão e qual o custo da etapa.

Cadastrando as etapas do Projeto

Cadastrar as etapas do projeto é importante, pois, com elas será possível controlar as equipes, as etapas, o cronograma, a execução e etc. Com o as etapas inseridas no sistema, será possível, por exemplo, saber as etapas que estão sendo desenvolvidas em paralelo que irá influenciar outras etapas e por conseqüência o objetivo final do projeto.

Uma pesquisa de 2002 (Fonte: Chaos Report, Standish Group - 2002), revelou que de todos os projetos da pesquisa, realizada em projetos de diversas áreas, 16% somente logram sucesso total, enquanto 32% têm sucesso parcial e 52% falham. Outro estudo baseado em 6700 sistemas desenvolvidos em 1997 (Fonte: Jones, Carpen – Applied Software Measurement - 1997), demonstrou que os custos resultantes da má realização da etapa de levantamento de requisitos, podem levar os sistemas custar duzentas vezes mais que o necessário.

Existem outras inúmeras pesquisas que demonstram a importância da realização do gerenciamento do projeto usando melhores práticas e usando métodos que de avaliação constante dos resultados obtidos.

Constantemente principalmente em pequenos e médios projetos, fazemos tudo quase que simultaneamente e de forma empírica, sem planejar ou executar de forma clara as etapas, essa prática acontece por vários motivos: a pressão dos prazos, dos custos, da equipe e tantas outras. Se quisermos ter consciência de onde e porque o projeto não obteve sucesso ou obteve sucesso, mas estourou os custos ou não atingiu a qualidade desejada, precisamos aprender a gerenciar de forma profissional nossos projetos. Podemos gerenciar pequenos projetos através de métodos ou até mesmo projetos pessoais.

Vamos imaginar que temos um sistema de comercio eletrônico para desenvolver para o cliente que está em fase de levantamento e modelagem e teve em seu escopo a definição que será desenvolvida em Java. Toda a modelagem foi desenvolvida em ferramenta de modelagem que defini as classes de para esta linguagem já na modelagem e foram contratados programadores Java. Durante o projeto o cliente diz devido à mudança da operadora de cartão de crédito parceira para venda on-line a linguagem não poderá ser Java e deverá ser Asp e que apesar da mudança o projeto tem o mesmo prazo de entrega final.

Você precisará de mão de obra especializada na nova linguagem, mudança ou ajuste da peças de modelagem já confeccionadas. O custo será afetado, pois provavelmente que você precise contratar ou treinar a equipe, terá de refazer muitas etapas e redefinir o cronograma das próximas etapas para alcançar a meta, reavaliar o custo e rever o contrato para cobrar ou não do cliente o trabalho extra e etc.

O exemplo acima foi só para ilustrar o quanto uma ferramenta um projeto gerenciado de forma planejada e estruturada poderá lhe ajudar para o cumprimento do projeto e a melhoria da qualidade.

O PMBOK definiu 5 etapas subdivididas tem sete processos principais para gerenciamento de integração de qualquer projeto, apresentadas resumidamente abaixo:

1. Iniciação do Projeto
• Desenvolver o termo de abertura do Projeto – Criação do documento que autoriza formalmente um projeto ou uma fase de projeto;
• Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto – A criação da declaração do escopo preliminar fornece a descrição de alto nível do escopo do produto ou serviço para qual o projeto foi empreendido.
2. Planejamento
• Desenvolver o gerenciamento do projeto – Documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares de um plano de gerenciamento de projetos.
3. Execução
• Orientar e Gerenciar a execução – Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os requisitos do projeto definidos na declaração de escopo.
4. Monitoramento e controle
• Monitorar e controlar o trabalho do projeto – Monitorar e controlar os processos utilizados para iniciar, planejar, executar e encerrar um projeto para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto;
• Controle Integrado de Mudanças – Revisão de todas as solicitações, aprovações e controle de mudanças nas entregas e nos ativos de processos organizacionais.
5. Encerramento
• Encerrar o Projeto – Encerra formalmente um projeto ou uma das fases através da finalização de todas as atividades em todos os grupos de processos do gerenciamento de projetos.

Continua na parte 2.