Gerenciando seu projeto usando uma ferramenta livre - Parte 3 (final)

Esta é a parte três e final do artigo que trata do uso de software livre para gerenciamento de projetos.

por Ricardo Veríssimo

Termo de abertura
O termo de abertura é um dos documentos de maior importância de um projeto, pois, ele quem fornece a autoridade formal para a execução de um projeto e quem identifica o gerente de projetos e a autoridade que o mesmo terá para aplicar os recursos necessários para a atividade do projeto.

Segundo o PMBOK o termo de abertura deverá conter as informações a seguir:
• Justificativa do Projeto;
• Requisitos que satisfazem as necessidades dos stackholders;
• Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para qual o produto está sendo realizado;
• Objetivo;
• Gerente do Projeto e nível de autoridade;
• Cronograma de marcos sumarizado;
• Influência das partes interessadas;
• Organizações funcionais e sua participação;
• Premissas organizacionais;
• Premissas organizacionais, ambientais e externas;
• Restrições organizacionais ambientais e externas;
• Casos de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre os investimentos;
• Orçamento sumarizado.

Desenvolver a declaração preliminar de escopo

A declaração de escopo define e limita o trabalho que será realizado no projeto, descrevendo os produtos e ou serviços que serão gerados por ele. Por ser uma etapa anterior ao planejamento é criado geralmente pelo idealizador do projeto e traz um briefing sobre o produto ou serviço.

Em etapas posteriores, fica por conta do gerente do projeto o detalhamento das informações definidas preliminarmente.

O PMBOK sugere que a declaração preliminar de escopo contenha as informações a seguir:
• Objetivos do produto ou serviço;
• Características ou requisitos do produto ou serviço;
• Critérios de aceitação;
• Limites do projeto;
• Entregas e requisitos do projeto;
• Restrições do projeto;
• Premissas do projeto;
• Organização inicial do projeto;
• Riscos iniciais do projeto;
• Marcos do cronograma;
• WBS Inicial;
• Estimativa aproximada de custos;
• Requisitos de gerenciamento de configuração do projeto;
• Requisitos de aprovação.

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Considero pessoalmente como profissional a etapa de planejamento a mais importante, não só em projetos de desenvolvimento, mas em qualquer projeto de vida ou profissional. Por sua importância é também uma das etapas mais difíceis de um projeto.

Responsável por integrar as áreas de conhecimento, deve ser um documento conciso, pois, servirá de base para execução, controle e encerramento do projeto.

O Plano de gerenciamento será a bússola de orientação da equipe e do gerente na condução do projeto. Por um documento de orientação sofrerá com toda a certeza ajustes na direção no percorrer da jornada. Isso é normal em qualquer projeto e o que diferencia um projeto com grande êxito e um projeto com pouco êxito é a forma como são encaradas a mudança e as mudanças no plano inicial.

Muito importante salientar que não existem modelo ou receita de bolo, cada projeto e cada produto ou serviço terá um conteúdo diferente.

O PMBOK recomenda que os planos de gerenciamento e documentos auxiliares listados a seguir façam parte do plano do projeto.

Plano de gerenciamento:
• Escopo do projeto;
• Cronograma;
• Custos;
• Qualidade;
• Planos e melhorias no processo;
• Pessoal;
• Comunicações;
• Riscos;
• Aquisições.
Documentos auxiliares:
• Lista de marcos;
• Calendário de recursos;
• Linha de base do cronograma;
• Linha de base dos custos;
• Linha de base de qualidade;
• Registro de riscos;
• Sistema de gerenciamento da configuração;
• Sistema de controle de mudanças;
• Baseline;
• Sistema de autorização de trabalho.

Orientar e executar o plano do projeto

Determinação as tarefas a serem executadas pela equipe, bem como pelo gerente de projeto objetivando o cumprimento do que foi definido na declaração de escopo do projeto. Garantindo não só que os objetivos do projeto sejam alcançados, mas que sejam alcançados considerando o custo, o prazo, a qualidade e outros requisitos previstos.

O PMBOK acredita que algumas ações devam ser tomadas, tais como:
• Executar as atividades para alcançar os objetivos;
• Criar, capacitar e gerenciar os membros da equipe;
• Orçar os custos conforme adequado;
• Selecionar os melhores fornecedores através de uma lista de vendas (Considerar Custo x Benefício);
• Captar, gerenciar e usar recursos, inclusive materiais, ferramentas, equipamentos e instalações;
• Implementar as normas e os métodos planejados;
• Criar, controlar, verificar e validar as entregas do projeto;
• Gerenciar riscos e implementar respostas aos riscos;
• Gerenciar fornecedores;
• Adaptar as mudanças aprovadas ao escopo, plano e ambientes do projeto;
• Estabelecer e gerenciar os canais de comunicação do projeto, tanto externos como internos á equipe do projeto;
• Coletar dados do projeto, relatar custo, cronograma, progresso técnico e da qualidade e informações sobre o andamento do projeto para facilitar a previsão;
• Coletar e documentar as lições apreendidas e implementar as atividades de melhorias nos processos aprovados.

Grifei algumas partes do texto em negrito, pois, considero partes importantíssimas em um projeto. Quantos dos meus leitores já se depararam com problemas por que a etapa não foi validada ou foi validada de forma inadequada?

- Não foi isso que eu pedi!!!
- Mas senhor é isso que foi validado!

Esse tipo de dialogo é muito comum entre cliente e fornecedor, pois, muitas vezes a verificação não foi feita de forma correta ou a validação não estava clara para o cliente, deixando margem a vários entendimentos.
Entra aqui algumas vezes a falta de dicionarização doa termos usados na declaração dos requisitos do negócio. A língua portuguesa é muito rica e as palavras podem dar margem a diversos entendimentos, logo um bom glossário ajuda a evitar maus entendidos.

Outras palavras que grifei em negrito, estão relacionadas a manter sempre um previsto x realizado, seja ele financeiro ou de prazos interno e externo. Deixe sempre uma margem para imprevistos. Parece óbvio, mas prazo e custo são o que mais derrubam projetos de software. Que atire a primeira pedra quem nunca teve que correr alucinadamente para não perder o prazo.
Estar atento diariamente aos prazos, custos, simular cenários e testar, podem definir a diferença entre um projeto de sucesso e um projeto fracassado.

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Monitorar e controlar, como já citei na parte anterior, é estar atento diariamente no desempenho do projeto. Realizar medições de desempenho da equipe através de ações contínuas durante todo o ciclo de vida do projeto. Ter em mente que não é só monitorar o projeto para satisfazer o cliente, mas também para manter a equipe informada sobre o andamento do projeto, mantendo assim o sentido de equipe, a motivação e comprometimento da equipe no sucesso da equipe e do projeto.

Aqui é importante estar sempre atendo as falhas e erros, para efetuar as correções e prover as melhorias com base nas falhas. Esses processos de avaliar e melhorar e reavaliar são de suma importância.

Ações contínuas neste processo do projeto segundo o PMBOK são:
• Coletar, medir e disseminar informações sobre o desempenho;
• Medir e avaliar tendências para efetivar melhorias;
• Comparar o desempenho real com o desempenho do plano de gerenciamento do projeto;
• Avaliar desempenho para determinar as ações corretivas e preventivas de acordo com a necessidade;
• Análise e gerenciamento de riscos para garantir que os riscos sejam identificados, que o andamento seja relatado e que os planos de respostas a riscos adequados estejam sendo executados;
• Manutenção da base de informações do projeto;
• Fornecer informações para o suporte a relatórios de andamento, medições de progresso e previsões de adiantamento ou atraso;
• Fornecer informações para atualizar os custos e o cronograma atual;
• Monitorar e implementar as mudanças aprovadas.

Controle integrado de mudanças

Responsável por controlar as mudanças solicitadas, recomendadas, aceitas, rejeitadas durante todo o ciclo de vida do projeto.
Como já citei inclusive com base em pesquisas, grande parte dos projetos transcorrem conforme o planejado. Arriscaria dizer que quase nenhum.

Devido ao cenário citado, tamanha é importância de cuidar com muita atenção das mudanças propostas e ocorridas no projeto. Quando trabalhamos calcados em processos, qualquer mudança simples pode acarretar uma enorme mudança mais a frente no projeto. Várias mudanças ocorrem, mas podemos citar algumas fontes que ocasionam mudanças nos projetos, para ilustrar melhor, tais como:
• Nova estimativa de custos;
• Necessidade de encurtar o prazo;
• Adiantamento ou atraso em uma etapa;
• Revisão dos riscos relativos à concorrência;
• Perda de capacidade produtiva considerável na equipe.
Conforme o PMBOK algumas atividades são aconselhadas para o controle integrado de mudanças:
• Identificação de uma mudança;
• Controle dos fatores que podem impactar o controle de mudanças;
• Revisão e aprovação das mudanças solicitadas;
• Gerenciamento das mudanças aprovadas;
• Simulação dos impactos das mudanças que serão implementadas no fluxo do projeto;
• Controle e atualização do escopo, custo, orçamento, cronograma e requisitos de qualidade, com base nas mudanças aprovadas;
• Documentação do impacto total nas mudanças solicitadas;
• Controle de qualidade de acordo com as normas.

Encerramento do Projeto
Processo de coletar todas as informações para a finalização do projeto, bem como documentar todo o projeto para o encerramento dos contratos vinculados ao projeto.

Parece simples não é?

Não, não é simples. Temos contratos de fornecedores, colaboradores que precisam ser alocados em outros projetos ou dispensados, entrega e encerramento do contrato com o cliente. Apresentação dos relatórios do desempenho do projeto e equipe responsável e etc.

Existem procedimentos importantes e documentos que devem ser gerados de acordo com o PMBOK e alguns listarei abaixo:
• Documentação e aceitação formal que indica que o cliente ou o patrocinador do projeto aceitou oficialmente as entregas;
• Arquivos do projeto, documentação resultante de todas as atividades realizadas do projeto;
• Documento de encerramento do projeto, onde está oficialmente encerrado o projeto e entrega dos arquivos e todas as informações relativas;
• Informações históricas, base de conhecimento de lições aprendidas e estatísticas do projeto, para servir de estudo e apoio em futuros projetos.

Conclusão
Gerenciar projetos não só é importante como traz resultados concretos, não é sem motivo que os profissionais de gerencia de projetos, são contratados a peso de ouro por grandes e médias empresas. As médias empresas e até mesmo as pequenas estão de olhos abertos e já perceberam a importância do gerente de projetos.

Lógico que em um artigo não pretendemos formar gerentes de projetos, mas sim mostrar alguns conceitos que podem ser aprofundados e ajudaram muito em seus projetos sejam pessoais ou profissionais. A ferramenta apresentada, também é de excelente qualidade, freeware e em nada deixa a desejar as outras grandes ferramentas proprietárias do mercado.

Espero poder ter ajudado a todos e perguntas, sugestões, críticas são bem vindas e serão respondidas, basta enviar um e-mail. Deixo algumas referências bibliográficas para aqueles que pretendem aprofundar no tema. Abraços, obrigado e até o próximo artigo.

Indicações Bibliográficas:
Project Management Book of Knowledge – PMBOK@ - www.pmi.org;
Gerenciamento de Projetos – Guia de Trabalho – Marcus Possi, Antônio Castelo, Elizabeth Borges – Editora Brasport.

Ricardo Veríssimo  (ricardo@rverissimo.com.br) - Consultor de Tecnologia e Negócios; Sócio Gerente da Empresa R Veríssimo Consultoria e Tecnologia Ltda, empresa de consultoria, suporte e infra-estrutura em TI | www.rverissimo.com.br